যে কাউকে এক্সেল প্রোতে পরিণত করার জন্য 20 টি টিপস।
এক্সেল প্রো হওয়ার জন্য টিপস খুঁজছেন?
অফিসে Excel ভালোভাবে আয়ত্ত করার গুরুত্ব কেউ অস্বীকার করতে পারবে না।
যাইহোক, নতুন এবং অভিজ্ঞ ব্যবহারকারী উভয়ই অগত্যা সমস্ত দরকারী টিপস জানেন না।
তাই এখানে আপনাকে মাইক্রোসফ্ট এক্সেল প্রোতে পরিণত করার জন্য 20 টি টিপস এবং কৌশল:
1. সব নির্বাচন করতে এক ক্লিক করুন
আপনার কীবোর্ডে কন্ট্রোল (Ctrl) + একটি শর্টকাট ব্যবহার করে কীভাবে সমস্ত কক্ষ নির্বাচন করবেন তা আপনি হয়তো জানেন।
কিন্তু অনেক ব্যবহারকারীই জানেন না যে কোণার বোতামে শুধুমাত্র একটি ক্লিকের মাধ্যমে, নীচে দেখানো হিসাবে, সমস্ত ডেটা অবিলম্বে নির্বাচন করা হয়৷
2. একই সময়ে একাধিক ফাইল খুলুন
যখন আপনাকে একই সময়ে একাধিক ফাইল ব্যবহার করতে হয়, তখন সেগুলিকে একের পর এক খোলার পরিবর্তে, 1 ক্লিকে সেগুলি খোলার একটি কৌশল রয়েছে।
আপনি যে ফাইলগুলি খুলতে চান তা নির্বাচন করুন এবং এন্টার কী টিপুন। সমস্ত ফাইল একযোগে খুলবে।
3. একাধিক এক্সেল ফাইলের মধ্যে স্যুইচ করুন
যখন আপনার একাধিক স্প্রেডশীট খোলা থাকে, তখন তাদের মধ্যে স্যুইচ করা খুব সুবিধাজনক নয়৷
এবং যদি আপনার ভুল ফাইলটি ব্যবহার করার দুর্ভাগ্য থাকে তবে আপনি আপনার পুরো প্রকল্পটি আপস করতে পারেন।
Ctrl + Tab শর্টকাট ব্যবহার করে সহজেই ফাইলগুলির মধ্যে সুইচ করুন৷
4. মেনুতে একটি নতুন শর্টকাট যোগ করুন
ডিফল্টভাবে উপরের মেনুতে 3টি শর্টকাট রয়েছে যা সেভ, আনডু এবং রিডু।
কিন্তু আপনি যদি উদাহরণ স্বরূপ অনুলিপি এবং পেস্টের মতো আরও শর্টকাট ব্যবহার করতে চান তবে আপনি সেগুলি এইভাবে যুক্ত করতে পারেন:
ফাইল -> বিকল্প -> টুলবার -> দ্রুত অ্যাক্সেস এবং বাম থেকে ডান কলামে কাট এবং পেস্ট যোগ করুন এবং সংরক্ষণ করুন।
তারপরে আপনি উপরের মেনুতে 2টি শর্টকাট যুক্ত দেখতে পাবেন।
5. একটি কক্ষে একটি তির্যক রেখা যোগ করুন
আপনি যখন উদাহরণস্বরূপ গ্রাহক ঠিকানাগুলির একটি তালিকা তৈরি করেন, তখন আপনাকে 1ম কক্ষে একটি তির্যক বিভাজক রেখা তৈরি করতে হতে পারে।
এটি কলাম এবং সারি তথ্যের মধ্যে পার্থক্য করার জন্য দরকারী। কিন্তু আপনি এটা কিভাবে করবেন?
ঘরে রাইট ক্লিক করুন, তারপর ফরম্যাট সেল, বর্ডারে ক্লিক করুন এবং সবশেষে নিচের ডানদিকের বোতামে ক্লিক করুন (নিম্নমুখী তির্যক) এবং যাচাই করুন।
6. একই সময়ে একাধিক কলাম বা সারি যোগ করুন
অবশ্যই আপনি জানেন কিভাবে একটি নতুন সারি বা একটি নতুন কলাম যোগ করতে হয়।
কিন্তু এই পদ্ধতিতে অনেক সময় নষ্ট হয়। কারণ আপনাকে যতবার কলাম বা সারি যুক্ত করতে হবে ততবার অপারেশনটি পুনরাবৃত্তি করতে হবে।
সর্বোত্তম সমাধান হল একাধিক কলাম বা একাধিক সারি নির্বাচন করা, তারপর নির্বাচনটিতে ডান ক্লিক করুন এবং ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে "ঢোকান" নির্বাচন করুন।
নতুন সারিগুলি তারপর সারির উপরে বা আপনার প্রথম নির্বাচিত কলামের বাম দিকে ঢোকানো হবে।
7. একাধিক কক্ষ থেকে দ্রুত ডেটা সরান
আপনি যদি একটি ওয়ার্কশীটে ডেটার একটি কলাম সরাতে চান তবে দ্রুততম উপায় হল কলামটি বাছাই করা এবং তারপরে আপনার পয়েন্টারটি কলামের প্রান্তে রাখা।
এবং যখন এটি ক্রস করা তীরের আকারে একটি আইকনে পরিণত হয়, তখন এটিতে ক্লিক করুন এবং আপনার ইচ্ছামত কলামটি অবাধে সরাতে টিপুন।
আপনি যদি ডেটা কপি করতে চান তবে কী করবেন? কলাম সরানোর আগে শুধু কন্ট্রোল (Ctrl) কী টিপুন। নতুন কলামটি নির্বাচিত সমস্ত ডেটা অনুলিপি করবে।
8. দ্রুত খালি ঘর মুছে দিন
কাজের জন্য তথ্য পূরণ করার সময়, কখনও কখনও ডেটা অনুপস্থিত থাকে। ফলে কিছু কোষ খালি থাকে।
আপনার গণনা সঠিক রাখতে যদি আপনার সেই খালি কক্ষগুলি সরাতে হয়, বিশেষ করে যখন আপনি গড় করছেন, দ্রুততম উপায় হল সমস্ত খালি ঘরগুলিকে ফিল্টার করা এবং 1 ক্লিকের মাধ্যমে সেগুলিকে সরিয়ে ফেলা৷
আপনি যে কলামটি ফিল্টার করতে চান তা চয়ন করুন, তারপরে ডেটা এবং ফিল্টার ক্লিক করুন৷ ডিসিলেক্ট-এ ক্লিক করুন এবং খালি সেল নামে শেষ বিকল্পটি বেছে নিন।
সমস্ত খালি ঘর এইভাবে নির্বাচন করা হয়. আপনি শুধু তাদের অদৃশ্য করতে তাদের মুছে ফেলতে হবে.
9. কিভাবে একটি মোটামুটি অনুসন্ধান করতে হবে
আপনি হয়তো জানেন কিভাবে Ctrl + F শর্টকাট ব্যবহার করে Quick Find চালু করতে হয়।
কিন্তু আপনি কি জানেন যে প্রতীকগুলি ব্যবহার করে মোটামুটি অনুসন্ধান করা সম্ভব? (প্রশ্ন চিহ্ন) এবং * (তারকা)?
আপনি কি ফলাফল খুঁজছেন তা নিশ্চিত না হলে এই চিহ্নগুলি ব্যবহারের জন্য। প্রশ্ন চিহ্ন একটি একক অক্ষর এবং এক বা একাধিক অক্ষরের জন্য তারকাচিহ্ন প্রতিস্থাপন করতে ব্যবহার করা হয়।
এবং আপনি যদি ভাবছেন কিভাবে একটি প্রশ্ন চিহ্ন বা একটি তারকাচিহ্নের সন্ধান করবেন, তাহলে নীচের মত এটির সামনে তরঙ্গ চিহ্ন যোগ করুন।
10. কিভাবে একটি কলাম থেকে অনন্য মান বের করতে হয়
আপনার কি কখনও এমন একটি অ্যারে আছে যেখানে আপনি একটি কলাম থেকে অনন্য মানগুলি বের করতে চেয়েছিলেন?
আপনি সম্ভবত এক্সেলের ফিল্টার ফাংশনের সাথে পরিচিত, কিন্তু অনেকেই উন্নত ফিল্টার ব্যবহার করেন না।
যাইহোক, এটি একটি কলাম থেকে অনন্য মান বের করার জন্য দরকারী। প্রাসঙ্গিক কলামে ক্লিক করুন তারপর Data -> Advanced-এ যান। একটি পপ আপ প্রদর্শিত হবে.
এই পপ-আপে, অন্য অবস্থানে অনুলিপি ক্লিক করুন। তারপরে কপি টু ফিল্ডটি পূরণ করে আপনি যেখানে অনন্য মানগুলি কপি করতে চান তা চয়ন করুন। এই ক্ষেত্রটি পূরণ করতে, আপনি সরাসরি আপনার নির্বাচিত এলাকায় ক্লিক করতে পারেন। এটি সুনির্দিষ্ট মান টাইপ করা এড়িয়ে যায়।
আপনাকে যা করতে হবে তা হল ডুপ্লিকেট বক্স ছাড়া এক্সট্রাকশনটি চেক করুন এবং ওকে ক্লিক করুন। অনন্য মানগুলি তারপরে আপনার নির্দিষ্ট করা কলামে অনুলিপি করা হবে এবং এইভাবে শুরুর কলামের ডেটার সাথে তুলনা করা যেতে পারে।
এই কারণে, এটি সুপারিশ করা হয় যে আপনি একটি নতুন অবস্থানে অনন্য মান অনুলিপি করুন।
11. ডেটা যাচাইকরণ ফাংশনের সাথে প্রবেশ করা ডেটা সীমাবদ্ধ করুন
ডেটা সামঞ্জস্য বজায় রাখতে, কখনও কখনও আপনাকে ব্যবহারকারীরা একটি কক্ষে প্রবেশ করতে পারে এমন মানগুলিকে সীমাবদ্ধ করতে হবে।
নীচের উদাহরণে, মানুষের বয়স অবশ্যই একটি পূর্ণ সংখ্যা হতে হবে। এবং এই সমীক্ষায় অংশগ্রহণকারী প্রত্যেকের বয়স 18 থেকে 60 বছরের মধ্যে হতে হবে৷
এই বয়স গোষ্ঠীর বাইরের অংশগ্রহণকারীরা যাতে ডেটা প্রবেশ না করে তা নিশ্চিত করতে, ডেটা -> ডেটা যাচাইকরণে যান এবং বৈধতার মানদণ্ড যোগ করুন।
তারপর ইনপুট বার্তা ট্যাবে ক্লিক করুন এবং এই মত একটি বার্তা লিখুন "আপনার বয়স নির্দেশ করতে একটি পূর্ণ সংখ্যা ব্যবহার করুন। বয়স অবশ্যই 18 থেকে 60 বছরের মধ্যে হতে হবে।"
ব্যবহারকারীরা এইভাবে এই বার্তাটি পাবে যখন তারা প্রভাবিত কোষের উপর তাদের মাউস ঘোরায় এবং যদি প্রবেশ করা বয়স এই বয়সসীমার বাইরে হয় তবে তাদের কাছে একটি সতর্কতা বার্তা থাকবে।
12. Ctrl + তীর বোতাম দিয়ে দ্রুত নেভিগেশন
আপনি যখন কীবোর্ডে Ctrl + যেকোনো তীর কী ক্লিক করেন, আপনি চোখের পলকে ওয়ার্কশীটের 4 কোণে চলে যেতে পারেন।
আপনি যদি আপনার ডেটার শেষ সারিতে যেতে চান, Ctrl + নিচের তীরটিতে ক্লিক করার চেষ্টা করুন।
13. একটি সারিকে একটি কলামে রূপান্তর করুন
অনলাইনে থাকাকালীন কলামে আপনার ডেটা দেখতে হবে?
আপনার সমস্ত ডেটা পুনরায় টাইপ করার দরকার নেই। কিভাবে করতে হবে এখানে আছে।
আপনি যে এলাকাটিকে কলামে পরিণত করতে চান সেটি অনুলিপি করুন। তারপর সারির ঘরে কার্সারটি রাখুন যেখানে ডেটা স্থাপন করা হবে।
সম্পাদনা করুন তারপর বিশেষ পেস্ট করুন। Transposed বক্স চেক করুন এবং OK ক্লিক করুন। সেখানে আপনার কাছে এটি রয়েছে, আপনার ডেটা এখন একটি কলামে প্রদর্শিত হয়।
মনে রাখবেন যে এই কৌশলটি একটি কলামকে একটি সারিতে রূপান্তর করতেও কাজ করে।
14. সাবধানে ডেটা লুকান
প্রায় সমস্ত এক্সেল ব্যবহারকারী জানেন কিভাবে ডান ক্লিক করে এবং লুকান নির্বাচন করে ডেটা লুকাতে হয়।
কিন্তু উদ্বেগের বিষয় হল স্প্রেডশীটে আপনার সামান্য ডেটা থাকলে এটি সহজেই দেখা যাবে।
সুন্দরভাবে ডেটা লুকানোর সর্বোত্তম এবং সহজ উপায় হল একটি বিশেষ সেল বিন্যাস ব্যবহার করা।
এটি করার জন্য, মাস্ক করা এলাকাটি নির্বাচন করুন তারপর বিন্যাস সেল নির্বাচন করতে ডান ক্লিক করুন।
কাস্টম নির্বাচন করুন এবং কার্সারটি টাইপে রাখুন। কোড টাইপ করুন ";;;" উক্তি ব্যতীত. ঠিক আছে টিপুন। ঘরের বিষয়বস্তু এখন অদৃশ্য।
এই ডেটা শুধুমাত্র ফাংশন বোতামের পাশে প্রিভিউ এলাকায় দৃশ্যমান হবে।
15. 1টি একক কক্ষের বিষয়বস্তু একত্রিত করুন
একাধিক কোষের বিষয়বস্তু একত্রিত করতে জটিল সূত্র ব্যবহার করার প্রয়োজন নেই। যতক্ষণ আপনি জানেন কিভাবে & প্রতীক ব্যবহার করতে হয়, আপনাকে চিন্তা করতে হবে না।
নীচে প্রতিটিতে আলাদা পাঠ সহ 4টি কলাম রয়েছে। কিন্তু কিভাবে আপনি তাদের 1 এ একত্রিত করবেন?
একটি ঘর নির্বাচন করুন যেখানে আপনি ফলাফল প্রদর্শন করতে চান। তারপর স্ক্রিনশটে নীচে দেখানো & সহ সূত্রটি ব্যবহার করুন।
সবশেষে Enter টাইপ করুন যাতে A2, B2, C2 এবং D2 এর সমস্ত বিষয়বস্তু 1টি একক কক্ষে একত্রিত হয়, যা LizaUSA25 @ দেবে।
16. ছোট হাত থেকে বড় হাতের অক্ষরে পরিবর্তন করুন
ছোট হাতের থেকে বড় হাতের অক্ষরে পরিবর্তন করতে চান? এটি করার জন্য এখানে একটি সহজ সূত্র রয়েছে।
ফাংশন ফিল্ডে, নিচের স্ক্রিনশটে দেখানো মত ক্যাপিটাল টাইপ করুন।
এবং বড় হাতের অক্ষর ছোট হাতের অক্ষর পরিবর্তন করতে, SMALL টাইপ করুন। সবশেষে শুধুমাত্র ১ম অক্ষরে বড় অক্ষর রাখতে, NOMPROPRE টাইপ করুন।
17. কিভাবে 0 দিয়ে শুরু হওয়া একটি মান লিখতে হয়
যখন একটি মান শূন্য সংখ্যা দিয়ে শুরু হয়, তখন Excel স্বয়ংক্রিয়ভাবে শূন্যটিকে সরিয়ে দেয়।
নিচের মতো প্রথম শূন্যের আগে একটি অ্যাপোস্ট্রফি যোগ করে এই সমস্যাটি সহজেই সমাধান করা যেতে পারে।
18. স্বতঃসংশোধনের মাধ্যমে জটিল শর্তাবলী প্রবেশের গতি বাড়ান
আপনি যদি টাইপ করার জন্য একাধিকবার জটিল পাঠ্য টাইপ করতে চান তবে এটি করার সর্বোত্তম উপায় হল স্বয়ংক্রিয় সংশোধন বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করা।
এই ফাংশনটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সঠিক পাঠ্যের সাথে আপনার পাঠ্য প্রতিস্থাপন করবে।
উদাহরণস্বরূপ, École Polytechnique নিন, যেটিকে Poly-এর মতো টাইপ করার জন্য একটি সহজ শব্দ দ্বারা প্রতিস্থাপিত করা যেতে পারে। একবার ফাংশনটি সক্রিয় হয়ে গেলে, প্রতিবার আপনি Poly টাইপ করলে, এটি École Polytechnique-এ সংশোধন করা হয়।
সুবিধাজনক, তাই না? এই ফাংশনটি সক্রিয় করতে, ফাইল -> বিকল্প -> যাচাইকরণ -> স্বয়ংক্রিয় সংশোধনে যান। তারপরে নীচে দেখানো হিসাবে সঠিক পাঠ্য দিয়ে প্রতিস্থাপন করতে পাঠ্যটি পূরণ করুন:
19. স্বয়ংক্রিয় গণনা পেতে এক ক্লিকে
বেশিরভাগ মানুষ জানেন যে গড় এবং যোগফলের মতো আকর্ষণীয় তথ্য নীচে ডানদিকে স্ট্যাটাস বারে নজর দিয়ে সহজেই পাওয়া যেতে পারে।
কিন্তু আপনি কি জানেন যে আপনি এই বারে রাইট ক্লিক করে অন্যান্য অনেক স্বয়ংক্রিয় গণনা পেতে পারেন?
এটি একবার চেষ্টা করুন এবং আপনি দেখতে পাবেন যে আপনার একটি পছন্দ আছে।
20. ডাবল ক্লিক ব্যবহার করে একটি ওয়ার্কশীটের নাম পরিবর্তন করুন
এটি ওয়ার্কশীট পুনঃনামকরণ করার বিভিন্ন উপায় আছে. বেশিরভাগ লোকেরা এটিতে ডান ক্লিক করুন এবং তারপরে নাম পরিবর্তন করুন।
কিন্তু তাতে অনেক সময় নষ্ট হয়। এটি করার সর্বোত্তম উপায় হল আপনি যে ট্যাবটির নাম পরিবর্তন করতে চান সেটিতে ডাবল ক্লিক করুন এবং সরাসরি এখানে এটির নাম পরিবর্তন করুন।
আপনি সেখানে যান, আমি আশা করি আপনি এখন এক্সেলের সাথে একটু বেশি স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করবেন :-)
মনে রাখবেন যে এই উদাহরণগুলি Microsoft Excel 2010-এর উপর ভিত্তি করে তৈরি করা হয়েছে কিন্তু Excel 2007, 2013 বা 2016-এও ভাল কাজ করা উচিত।
কোথায় সস্তায় এক্সেল কিনবেন?
সস্তায় মাইক্রোসফট এক্সেল কিনতে চান?
তাই আমি Office 365 স্যুট সুপারিশ করি যা এক্সেল সফ্টওয়্যার অন্তর্ভুক্ত করে। আপনি এটি এখানে পেতে পারেন 65 € এর কম।
এছাড়াও নোট করুন যে 100% বিনামূল্যে বিকল্প আছে। এখানে বিষয় আমাদের নিবন্ধ আবিষ্কার করুন.
আপনি এই কৌশল পছন্দ করেন? ফেসবুকে আপনার বন্ধুদের সাথে শেয়ার করুন.
এছাড়াও আবিষ্কার করতে:
মাইক্রোসফ্ট অফিস প্যাক প্রতিস্থাপনের জন্য 5টি সেরা বিনামূল্যের সফ্টওয়্যার৷
কীভাবে কীবোর্ড চিহ্ন তৈরি করবেন: রহস্যটি অবশেষে উন্মোচিত হয়েছে।
